omg! wieder alle worte klein - Netiquette beachten: Auch bei E-Mail und SMS gibt es klare Regeln und Umfangsformen

Smilies sollten in Geschäftsbriefen nicht verwendet werden. (Foto: Thommy Weiss/Pixelio.de)
Schneller, effizienter: E-Mail und SMS haben den klassischen Brief und das Telefonat im Geschäft und Privatleben längst überholt. Doch so bequem und einfach der Versand ist, gelten doch auch bei dieser Form der Kommunikation klare Regeln und Umgangsformen - die E-Mail-Netiquette:

• Beim Schreiben einer E-Mail gilt der gleiche Aufbau wie bei einem Geschäfts- oder privaten Brief: Absender, Adressat, Datum, Betreffzeile, Anrede, formatierter Text, Schluss oder Grußformel, Unterschrift, Verweis auf Anlagen. Richten Sie sich dazu eine "Automatische Signatur" ein. Das spart Zeit und macht einen professionellen Eindruck. In die Signatur gehören auf jeden Fall alle wichtigen Kontaktinformationen und Angaben zum Absender.

• Formulieren Sie den Betreff kurz und aussagekräftig. Ist aus Ihrer E-Mail-Adresse nicht die Herkunft der E-Mail ersichtlich, dann gehört Ihr Name in die Betreffzeile. Nur so vermeiden Sie, dass Ihre Nachricht übersehen oder als Spam verworfen wird.

• Schreiben Sie Ihre E-Mails knapp und präzise. Mehr als eine Seite ist oft unangebracht. Ausführliche Inhalte gehören in die Anlage, zum Beispiel als PDF-Dokument.

• Überprüfen Sie Ihren Text auf Rechtschreibung und Grammatik. Dafür gibt es elektronische Helferlein, die Fehler sofort anzeigen.

• Für SMS und E-Mail gelten die Regeln der Groß- und Kleinschreibung. Die Verwendung nur kleiner Buchstaben aus Bequemlichkeit ist eine Unsitte.

• Bei Verwendung der Antwortfunktion ändern Sie bitte nichts am Text der zuvor erhaltenen E-Mail.

• Bei Weiterleitungen sollten Sie prüfen, ob alle bisherigen Inhalte auch für den neuen Empfänger geeignet sind. Insbesondere bei internen Vermerken kann dies sonst sehr peinlich sein.

• Moderne Spielereien wie Emoticons oder Smilies werden in Geschäftsbriefen überhaupt nicht oder nur äußerst sparsam eingesetzt.

• Setzen Sie bei dringenden Informationen nicht nur auf die E-Mail. Den höchsten Wert hat immer noch das persönliche Gespräch unter vier Augen oder am Telefon. Sie haben keine Garantie, dass Ihre E-Mail gelesen wurde oder den Empfänger überhaupt erreicht hat. Rechtsgültig sind im Moment ohnehin nur ein Fax oder die neuen elektronischen Briefe.

• Setzen Sie bitte die automatische Übermittlungs- beziehungsweise Lesebestätigung äußerst sparsam ein. Viele fühlen sich dadurch belästigt. Oder die Funktion wird von einigen Systemen ohnehin blockiert.

• Bitte beachten Sie die rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-Verkehr, bei der Sie zum Beispiel im Geschäftsverkehr Pflichtangaben über das Unternehmen wie Rechtsform, Sitz, Registergericht oder Geschäftsführung machen müssen. Hilfreich sind Verweise auf das Urheberrecht, die Vervielfältigung oder anderweitige Hinweise.

• Verlassen Sie sich nicht auf Rückruffunktionen moderner E-Mail-Programme. Kontrollieren Sie jede E-Mail vor dem Versand gründlich. Ist doch einmal ein Fehler passiert, senden Sie eine E-Mail mit der Berichtigung hinterher.

• Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Personen versenden, zum Beispiel eine Einladung, dann beachten Sie, dass Sie die E-Mail-Adressen fremder Personen unter der Rubrik Blindkopie (BCC) eintragen.

• Antworten Sie zügig auf eine E-Mail, aber lassen Sie sich im Gegenzug auch nicht treiben. Setzen Sie Prioritäten für die Beantwortung mittels "Nachverfolgung" beziehungsweise Wiedervorlage einer E-Mail.


Wörterbuch
- Netiquette steht als Abkürzung für „network etiquette“ or „Internet etiquette“. Sie beschreibt Regeln der Höflichkeit bei der elektronischen Kommunikation im
Zeitalter von SMS und E-Mail.
- omg ist die Abkürzung für „Oh, mein Gott“
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8 Kommentare
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Hans-Gerd Born aus Erfurt | 19.02.2013 | 09:56  
1.048
Regina Kleiber aus Sondershausen | 19.02.2013 | 10:06  
3.050
Antje Hellmann aus Jena | 19.02.2013 | 12:31  
9.688
Hannelore Grünler aus Artern | 19.02.2013 | 20:59  
3.230
Tobias Schindegger aus Gotha | 20.02.2013 | 09:30  
Wolfgang Rewicki aus Eisenach | 23.02.2013 | 13:46  
12.761
Renate Jung aus Erfurt | 23.02.2013 | 23:39  
13.445
Uwe Zerbst aus Gotha | 24.02.2013 | 22:05  
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