Überarbeitet? Schluss mit den Sowieso-Aufgaben!

Bleibt die Arbeit liegen, könnten zu viele Sowieso-Aufgaben daran schuld sein. (Foto: Foto: Pixelio/Claudia Hautumm)
Wer immer schneller arbeitet, seine Arbeit aber nicht mehr schafft, leidet wahrscheinlich unter zu vielen Sowieso-Aufgaben. Gemeint sind damit die Mini-Verpflichtungen, die nach und nach hinzukommen, die aber mit der Zeit zu einem großen Berg Mehrarbeit heranwachsen.

Wera Nägler, die Autorin des Buches "Alles im Griff", kennt dieses Problem. Sie trainiert seit über zehn Jahren Zeit- und Büromanagement und warnt davor, dass immer mehr Zusatzaufgaben zur Routine werden. Die Merkmale dieser Sowieso- Aufgaben sind:

• Es sind wiederkehrende Pflichten.

• Sie wirken erst einmal wie eine Kleinigkeit, die man leicht nebenbei mitmacht.

• Die Aufgaben sind oft nicht schwierig, nicht anspruchsvoll und nicht zeitaufwändig.

• Sie werden erteilt mit dem Hinweis: "Sie machen doch sowieso schon xy, dann können Sie doch auch gleich noch zz machen."

• Die Aufgaben addieren sich zur Zeit, die am Ende des Tages fehlt.


"Bei den Sowieso-Aufgaben haben alle Beteiligten eine rosarote Brille auf", diagnostiziert Nägler. "Doch die Zehn- Minuten-Aktionen summieren sich zu einer Stunde, die am Ende des Tages fehlt."
Näglers Ratschläge:

• Notieren Sie in den nächsten vier Wochen alle kleinen Routineaufgaben, die Sie in Ihrer Zeitplanung bislang nicht erfasst haben.

• Ermittelten Sie die zusätzlich benötigte Arbeitszeit. Terminieren Sie die Aufgaben.

• Wenn Sie elektronische Hilfsmittel wie MS Outlook oder Lotus Note nutzen, richten Sie gleich eine Serienaufgabe ein.

• Minimieren, delegieren oder streichen Sie die Aufgabe.

• Wenn sich zeigt, dass Ihr Arbeitsanfall unmerklich dauerhaft zu hoch geworden ist, kommen Sie um ein Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten nicht herum. Dafür haben Sie jetzt jedoch Fakten und Daten.
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